○徳島大学個人情報開示等取扱規則

平成27年12月1日

規則第26号制定

(趣旨)

第1条 徳島大学(国立大学法人徳島大学及びその設置する大学をいう。以下「本学」という。)における保有個人情報の開示等に係る取扱いについては,法令又は別に定めるもののほか,この規則の定めるところによる。

(定義)

第2条 この規則において「法人文書」とは,独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第2条第2項に規定する法人文書をいう。

2 この規則において「保有個人情報」とは,独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号。以下「個人情報保護法」という。)第2条第3項に規定する保有個人情報をいう。

3 この規則において,「特定個人情報」とは,行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条に規定する特定個人情報をいう。

4 この規則において「部局等」とは,各学部,大学院各教育部,大学院各研究部,教養教育院,先端酵素学研究所,徳島大学学則(昭和33年規則第9号。以下「学則」という。)第4条に定める共同教育研究施設等,四国産学官連携イノベーション共同推進機構,附属図書館,病院,保健管理・総合相談センター,障がい者就労支援室,監査室,事務局各部及び学則第7条の6により設置するその他の組織をいう。

(開示請求に対する措置)

第3条 本学が保有する個人情報について開示請求があった場合は,徳島大学情報公開室(以下「情報公開室」という。)において次の各号に定めるところにより受け付けるものとする。

(1) 本学が保有する個人情報の開示を請求する者(以下「開示請求者」という。)に対し,徳島大学保有個人情報の保護に関する規則(平成16年度規則第135号)第22条に規定する個人情報ファイル簿その他関連資料等を用いて,保有個人情報の特定に資する情報の提供に努めなければならない。

(2) 開示請求を受け付けるときは,開示請求者に別紙第1―1号様式(特定個人情報の開示請求にあっては別紙第1―2号様式)の保有個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)を提出させるとともに,手数料として,開示請求に係る保有個人情報が記録されている法人文書1件につき,行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第548号)第18条第1項第1号に定める額を徴収するものとする。この場合において,開示請求書に形式上の不備があるときは,開示請求者に参考となる情報を提供し,その補正を求めることができる。

(3) 開示請求者に対しては,開示請求に係る保有個人情報の本人であることを示す書類(開示請求者が本人の法定代理人であるときはその資格を証明する書類)の提示又は提出を求めるものとする。

(4) 開示請求書を受理したときは,開示請求者に開示請求書の副本1部及び開示請求手数料受領書を交付するとともに,開示請求書の写しを当該開示請求に係る保有個人情報を保有する部局等に送付するものとする。

2 本学が保有する特定個人情報について開示請求があった場合において,開示請求者が,本人の委任による代理人(以下「任意代理人」という。)のときは,前項第3号に規定する本人確認書類の提示又は提出を求めるとともに,別紙第2号様式の委任状を提出させるものとする。この場合において,開示請求者が,経済的困難を理由とする手数料の免除を受けようとするときは,別紙第3号様式の開示請求に係る手数料の免除申請書及び添付書類(生活保護法による扶助を受けていることを理由とする場合にあってはそれを証明する書面,その他の事実を理由とする場合にあってはその事実を証明する書面)を提出させるものとする。

3 前項後段の場合において,学長は,開示請求手数料の免除を検討するに当たって,必要に応じて徳島大学情報公開・個人情報保護委員会(以下「情報公開・個人情報保護委員会」という。)の意見を求めるものとする。開示請求手数料の免除の可否を決定したときは,別紙第4―1号様式又は別紙第4―2号様式により当該開示請求者に通知するものとする。

(開示等の検討)

第4条 学長は,保有個人情報の開示,不開示(以下「開示等」という。)を検討するに当たって,保有個人情報の総括保護管理者及び当該開示請求に係る保有個人情報を保有する部局等の長の意見を求めるとともに,必要に応じて情報公開・個人情報保護委員会に意見を求めるものとする。

(開示等の決定)

第5条 学長は,個人情報保護法第13条第3項に規定する補正に要した日数を除き,開示請求があった日から30日以内に開示等の決定をするものとする。

2 学長は,個人情報保護法第19条第2項の規定により開示等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは,別紙第5号様式により当該開示請求者に通知しなければならない。

3 学長は,個人情報保護法第20条の規定により開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分を除く残りの部分について,決定する期間を延長するときは,別紙第6号様式により当該開示請求者に通知しなければならない。

4 学長は,個人情報保護法第21条第1項又は第22条第1項の規定により事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送するときは,別紙第7号様式により当該開示請求者に通知しなければならない。

5 学長は,個人情報保護法第23条第1項及び第2項の規定により第三者から意見を聴取するときは,別紙第8号様式により当該第三者に通知しなければならない。

6 学長は,個人情報保護法第23条第3項の規定により第三者の意に反して開示するときは,開示決定の日と開示を実施する日との間に2週間以上を置いた上で,開示決定後直ちに別紙第9号様式により当該第三者に通知しなければならない。

7 学長は,開示等の決定をしたときは,別紙第10―1号様式又は別紙第10―2号様式により当該開示請求者に通知しなければならない。

(開示の実施)

第6条 学長は,個人情報保護法第24条第3項の規定により保有個人情報の開示を受ける者から別紙第11号様式による開示の実施方法の申出書が提出されたときは,開示を受ける者の便宜を図って開示を実施するものとする。

2 前項の規定により開示を実施する場合において,当該開示に係る保有個人情報が文書又は図画若しくは電磁的記録に記録されているときは,原則として,次の各号に定める方法によるものとする。

(1) 文書又は図画

 当該文書又は図画(個人情報保護法第24条第1項ただし書の規定が適用される場合にあっては,に規定するもの)の閲覧

 当該文書又は図画を複写機によりA3判以下の大きさの用紙に複写したものの交付(に掲げる方法に該当するものを除く。)

 当該文書又は図画を複写機により用紙にカラーで複写したものの交付

 当該文書又は図画をスキャナにより読み取ってできた電磁的記録をフレキシブルディスクカートリッジ又は光ディスクに複写したものの交付

(2) 電磁的記録

 当該電磁的記録の専用機器による閲覧

 当該電磁的記録を複写機によりA3判以下の大きさの用紙に複写したものの閲覧又は交付(に掲げる方法に該当するものを除く。)

 当該電磁的記録を複写機により用紙にカラーで複写したものの閲覧又は交付

 当該電磁的記録をフレキシブルディスクカートリッジ又は光ディスクに複写したものの交付

3 保有個人情報の開示は,原則として情報公開室において実施するものとする。ただし,当該開示に係る保有個人情報が記録された法人文書を移動すると汚損の危険性がある場合や利用者の居所等の都合により情報公開室まで出向くことができない場合には,当該法人文書を保有する部局等において実施できるものとする。

4 開示を受ける者が当該開示に係る保有個人情報が記録された法人文書の写しの送付による開示の実施を希望する場合は,情報公開室において当該法人文書の写しを送付するものとする。この場合,郵送料を徴収するものとする。

(移送された事案)

第7条 個人情報保護法第21条第1項の規定により他の独立行政法人等から移送された事案及び行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第58号)第22条の規定により行政機関の長から移送された事案に係る開示等の検討及び決定並びに開示の実施については,第5条から前条までの規定に準じて行うものとする。

(訂正請求に対する措置)

第8条 開示決定に基づき開示した保有個人情報について,個人情報保護法第27条第1項に規定する訂正請求(以下「訂正請求」という。)があった場合は,情報公開室において次の各号に定めるところにより受け付けるものとする。

(1) 訂正請求は,個人情報保護法第27条第1項各号に掲げる既に開示された保有個人情報に限る(第10条第1号の利用停止請求において同じ。)ものとし,当該開示を受けた日から90日以内に訂正請求されるものについて受け付けるものとする。

(2) 訂正請求を受け付けるときは,訂正請求者に別紙第12―1号様式(特定個人情報の訂正請求にあっては別紙第12―2号様式)の保有個人情報訂正請求書を提出させるものとする。

(3) 訂正請求者に対しては,当該訂正請求に係る保有個人情報の本人であることを示す書類(訂正請求者が本人の法定代理人であるときはその資格を証明する書類)の提示又は提出を求めるものとする。

(4) 訂正請求に係る手数料は設けない。

2 前項の場合において,特定個人情報に係る訂正請求においては,訂正請求者が任意代理人のときは,前項第3号に規定する本人確認書類の提示又は提出を求めるとともに,別紙第13号様式の委任状を提出させるものとする。

(訂正等の決定)

第9条 学長は,個人情報保護法第31条第1項に規定する補正に要した日数を除き,訂正請求があった日から30日以内に訂正等の決定をするものとする。

2 学長は,個人情報保護法第31条第2項の規定により訂正等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは,別紙第14号様式により当該訂正請求者に通知しなければならない。

3 学長は,前2項の規定にかかわらず,個人情報保護法第32条の規定により訂正等の決定をする期限を延長するときは,訂正請求があった日から30日以内に,訂正等の決定をする期限を別紙第15号様式により当該訂正請求者に通知しなければならない。

4 学長は,個人情報保護法第33条第1項又は第34条第1項の規定により事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送するときは,別紙第16号様式により当該訂正請求者に通知しなければならない。

5 学長は,訂正等の決定をしたときは,別紙第17―1号様式又は別紙第17―2号様式により当該訂正請求者に通知しなければならない。

6 学長は,前項の訂正の決定に基づき訂正を実施した場合において,必要があると認めるときは,別紙第18号様式により当該保有個人情報の提供先に対し通知するものとする。

(利用停止請求に対する措置)

第10条 開示決定に基づき開示した保有個人情報について,個人情報保護法第36条第1項に規定する利用停止請求(以下「利用停止請求」という。)があった場合は,情報公開室において次の各号に定めるところにより受け付けるものとする。

(1) 利用停止請求は,保有個人情報の開示を受けた日から90日以内に当該保有個人情報の利用の停止,消去又は提供の停止(以下「利用停止等」という。)を請求するものについて受け付けるものとする。

(2) 利用停止請求を受け付けるときは,利用停止請求者に別紙第19―1号様式(特定個人情報の利用停止請求にあっては別紙第19―2号様式)の保有個人情報利用停止請求書を提出させるものとする。

(3) 利用停止請求者に対しては,当該利用停止請求に係る保有個人情報の本人であることを示す書類(利用停止請求者が本人の法定代理人であるときはその資格を証明する書類)の提示又は提出を求めるものとする。

(4) 利用停止請求に係る手数料は設けない。

2 前項の場合において,特定個人情報に係る利用停止請求においては,利用停止請求者が任意代理人のときは,前項第3号に規定する本人確認書類の提示又は提出を求めるとともに,別紙第20号様式の委任状を提出させるものとする。

(利用停止等の決定)

第11条 学長は,個人情報保護法第40条第1項に規定する補正に要した日数を除き,利用停止請求があった日から30日以内に利用停止等の決定をするものとする。

2 学長は,個人情報保護法第40条第2項の規定により利用停止等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは,別紙第21号様式により当該利用停止請求者に通知しなければならない。

3 学長は,前2項の規定にかかわらず,個人情報保護法第41条の規定により利用停止等の決定をする期限を延長するときは,利用停止請求があった日から30日以内に,利用停止等の決定をする期限を別紙第22号様式により当該利用停止請求者に通知しなければならない。

4 学長は,利用停止等の決定をしたときは,別紙第23―1号様式又は別紙第23―2号様式により当該利用停止請求者に通知しなければならない。

(審査請求)

第12条 学長は,開示決定等,訂正決定等又は利用停止決定等について審査請求があったときは,情報公開・個人情報保護委員会の意見を求めるものとする。

2 学長は,個人情報保護法第42条の規定により情報公開・個人情報保護審査会に諮問するときは,別紙第24号様式により個人情報保護法第20条各号に規定する者(以下「審査請求人等」という。)に通知しなければならない。

3 学長は,審査請求に対する決定をしたときは,別紙第25号様式により審査請求人等に通知しなければならない。

(雑則)

第13条 この規則に定めるもののほか,保有個人情報の開示等に関して必要な事項は,学長が別に定める。

附 則

この規則は,平成27年12月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日規則第120号改正)

この規則は,平成28年4月1日から施行する。

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徳島大学個人情報開示等取扱規則

平成27年12月1日 規則第26号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
大  学/第1編 学内共通規則/第3章 務/第2節 理/第2款 情報公開
沿革情報
平成27年12月1日 規則第26号
平成28年3月31日 規則第120号