(1)　事務室における保存

(2)　書庫における保存

(3)　機密性の高い法人文書ファイル等は、前2号の規定にかかわらず、施錠のできる書庫・保管庫に保存し、不正な持ち出しや盗難を防ぐ措置を講ずるものとする。

(4)　ファイリング用具及び所在管理

(1)　電子文書(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作成された法人文書をいう。以下同じ。)の正本・原本は、文書の改ざんや漏えい等の防止等の観点から、文書管理システム等で保存する。

(2)　保存期間満了時の措置を移管としたものは、適切な方式で保存する。

(3)　文書管理システム等以外で保存する電子文書がある場合には、適切なアクセス制限を行う。

(4)　10年以上保存するものについては、国際標準化機構(ISO)が制定している長期保存フォーマットの国際標準等で保存するなど、利活用が可能な状態で保存する。

(5)　必要に応じ、パスワードの設定、暗号化又は電子署名の付与を行うとともに、バックアップを保存する。

(6)　共有フォルダに保存するときは、法人文書ファイル管理簿上の分類に従った階層構造にする等、法人文書ファイル等として管理しやすいよう整理する。

(7)　電子メールのうち意思決定過程並びに事務及び事業の実績の合理的な跡付け及び検証に必要となる法人文書に該当するものについては、原則として作成者又は第一取得者が速やかに共有フォルダ等に移し、保存するものとする。

(1)　前任の文書管理者は、少なくとも次に掲げる文書を後任の文書管理者に引き継ぐものとする。

(2)　後任の文書管理者は、前任の文書管理者の立会いの下、管理している法人文書ファイル等の保存場所等を法人文書ファイル管理簿と照合した上で確認する。

(1)　引継元の組織における措置

(2)　引継先の組織における措置

(3)　組織の改廃等により文書管理者が存在しなくなる法人文書ファイル等については、副総括文書管理者は、引き継ぐ法人文書ファイルの内容に最も密接な関係を有する文書管理者を、当該法人文書ファイル等の新たな文書管理者として指名し、その旨を当該文書管理者及び引継元の文書管理者に通知する。

(1)　文書管理者は、集中管理の対象となる法人文書ファイル等を副総括文書管理者に引き継ぐ。

(2)　文書管理者は、引継ぎを行う法人文書ファイル等の法人文書ファイル管理簿上の書誌情報(管理者、保存場所等)を引継先の情報に更新の上、引継ぎを行う紙媒体の法人文書ファイル等は背表紙を変更する。また、文書管理者は、引継ぎを行う法人文書ファイル等を抜き出した法人文書ファイル管理簿の写しを、副総括文書管理者に引き渡す。

(3)　副総括文書管理者は、引継ぎを受けた法人文書ファイル等について、引継ぎを受けた法人文書ファイル管理簿の写しを基に、引継年月日(書庫に移動させた日)及び引継元の文書管理者を記した目録を作成する。