○徳島大学法人文書ファイル保存要領

平成23年3月25日

理事(総務・財務担当)制定

(目的)

第1条 この要領は,徳島大学法人文書管理規則(平成22年度規則第74号)第14条の規定に基づき,徳島大学(国立大学法人徳島大学及びその設置する大学をいう。以下「本学」という。)における法人文書ファイル等(法人文書ファイル及び単独で管理している法人文書をいう。以下同じ。)の適切な保存に資することを目的とする。

(紙文書の保存場所・方法)

第2条 紙文書の保存場所・方法については,次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 事務室における保存

 年度ごとにまとめられた法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のもの)について,事務室においては,現年度の法人文書ファイル等と前年度以前の法人文書ファイル等とを区分して保存する。この場合,現年度の法人文書ファイル等の保存場所を役員及び職員(以下「職員等」という。)にとってより使いやすい場所とするよう配意する。

 年度末においては,新年度の法人文書ファイル等の保存スペースを確保するため,法人文書ファイル等の移動を行う。ただし,継続的に利用する法人文書ファイル等にあっては,現年度の保存場所で保存することができる。

 個人的な執務の参考資料の収納場所は,職員等各自の机の周辺のみとする。

(2) 書庫における保存

 前々年度以前の法人文書ファイル等については,法人文書を適切に保存できる書庫で保存する。ただし,継続的に利用する法人文書ファイル等にあっては事務室で保存することができる。

 継続的に利用する法人文書ファイル等として継続して事務室で保存されている法人文書ファイル等については,年度末に,文書管理者が利用状況等を勘案し,書庫への移動を再検討する。

 個人的な執務の参考資料は書庫に置いてはならない。

(3) 機密性の高い法人文書ファイル等は,前2号の規定にかかわらず,施錠のできる書庫・保管庫に保存し,不正な持ち出しや盗難を防ぐ措置を講ずるものとする。

(4) ファイリング用具及び所在管理

 ファイリング用具の見出しや背表紙の表示については,別紙様式のとおりとする。

 書棚は,法人文書ファイル等の所在を明らかにするため,所在管理を行う。

(電子文書の保存場所・方法)

第3条 電子文書の保存場所・方法は,次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 電子文書(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作成された法人文書をいう。以下同じ。)の正本・原本は,文書の改ざんや漏えい等の防止等の観点から,文書管理システム等で保存する。

(2) 保存期間満了時の措置を移管としたもので,電子文書で移管するものは,適切な方式で保存する。

(3) 文書管理システム等以外で保存する電子文書がある場合には,適切なアクセス制限を行う。

(4) 10年以上保存する電子文書については,国際標準化機構(ISO)が制定している長期保存フォーマットの国際標準等で保存するなど,利活用が可能な状態で保存する。

(5) 電子文書は,必要に応じ,パスワードの設定,暗号化又は電子署名の付与を行うとともに,バックアップを保存する。

(引継手続)

第4条 文書管理者の異動の場合の法人文書ファイル等の引継手続については,法人文書ファイル等の保管場所について後任者に引き継ぐものとする。

2 組織の新設・改正・廃止の場合の法人文書ファイル等の引継手続きについては文書管理システム等の設定を新しい部署に設定又は引き継ぐ部署に変更するとともに,法人文書ファイル等の保管場所について新しい部署を設定又は引き継ぐ部署に引き継ぐものとする。

3 第5条による副総括文書管理者への引継の場合の法人文書ファイル等の引継手続を行う場合は,文書管理システム等の設定を後任者に変更するとともに,法人文書ファイル等の保管場所について後任者に引き継ぐものとする。

(集中管理の推進に関する方針)

第5条 保存期間満了時の措置を移管とした法人文書ファイル等で,10年を超えて保存するものについては,保存期間が10年を経過したとき,副総括文書管理者に引き継ぐものとする。ただし,機密性等の観点から,文書管理者が集中管理に適当ではないと判断したものについては,この限りでない。

(その他適切な保存を確保するための措置)

第6条 ファイリング用具の見出しや背表紙等の表示内容について,法人文書ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよう,少なくとも毎年度1回,文書管理者が確認する。

附 則

この要領は,平成23年4月1日から実施する。

附 則(平成26年3月27日改正)

この要領は,平成26年4月1日から実施する。

画像

徳島大学法人文書ファイル保存要領

平成23年3月25日 理事(総務・財務担当)制定

(平成26年4月1日施行)

体系情報
大  学/第1編 学内共通規則/第3章 務/第3節 務/第1款 組織,事務分掌,文書等
沿革情報
平成23年3月25日 理事(総務・財務担当)制定
平成26年3月27日 種別なし