○徳島大学文書処理規則

平成13年3月30日

規則第1631号制定

第1章 総則

(目的)

第1条 この規則は,徳島大学(国立大学法人徳島大学及びその設置する大学をいう。以下「本学」という。)における文書の適正かつ迅速な処理を図るために必要な事項を定め,もって事務能率の向上に資することを目的とする。

(定義)

第2条 この規則において「文書」とは,次に掲げるものをいう。

(1) 起案文書

(2) 職名又は組織名をあて名とする接受文書

(3) 職名又は組織名をもって発送する文書

2 この規則において「部局」とは,各学部,大学院各教育部,大学院各研究部,教養教育院,先端酵素学研究所,徳島大学学則(昭和33年規則第9号。以下「学則」という。)第4条に定める共同教育研究施設等,四国産学官連携イノベーション共同推進機構,附属図書館,病院,保健管理・総合相談センター,障がい者就労支援センター及び学則第7条の6により設置するその他の組織をいう。

3 この規則において「部局長」とは,前項の部局の長をいう。

4 この規則において「決裁」とは,本学の意思決定の権限を有する者が押印,署名又はこれらに類する行為を行うことにより,その内容を本学の意思として決定し,又は確認することをいう。

5 この規則において「専決」とは,文書の名義者と異なる者が決裁することをいう。

(文書の作成に当たっての留意点)

第3条 文書の作成に当たっては,常用漢字表(平成22年内閣告示第2号),現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号),送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により,分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

(文書の取扱いに当たっての留意点)

第4条 文書は,常に丁寧に取扱うとともに,その受渡しを確実に行い,汚損又は紛失しないように注意するものとする。

(文書記号及び文書番号)

第5条 文書には,別表第1により文書記号を付し,文書記号に続けて第○○号と一連の文書番号を表示するものとする。ただし,簡易な文書及び学内相互間の文書については,この限りではない。

2 文書番号は,毎年4月1日をもって更新するものとする。ただし,年度内に完結しない文書については,完結するまで引続き同一の番号を用いるものとする。

第2章 接受及び配付

(文書の接受)

第6条 文書は,文書処理の事務を行う係(以下「文書担当係」という。)において接受するものとする。

2 次に掲げる文書は,直接主管の係等において接受することができる。

(1) 職員及び学生が提出する願書,届出書等

(2) 会計に関する見積書,納品書,請求書等

(3) その他軽易な連絡文書等

(接受文書の処理)

第7条 文書担当係において接受した文書のうち,親展文書,書留郵便物及び電報(以下「特殊文書」という。)以外の文書(以下「普通文書」という。)は,文書担当係において直ちに開封し,文書担当係の長が点検の上,主管の係等に配付するものとする。ただし,普通文書のうち,名あて人が明記されている文書については,主管の係等に直接配付するものとする。

(普通文書の受付及び配付)

第8条 前条の規定により普通文書を配付されたときは,主管の係等において,文書管理システム(以下「システム」という。)に所要事項を登録するとともに,当該文書に受付印を押印し,受付年月日等を記入するものとする。ただし,簡易な文書については,システムへの所要事項の登録を省略することができる。

(特殊文書の受付及び配付)

第9条 特殊文書は,次の各号に掲げるところにより処理するものとする。

(1) 特殊文書は,文書担当係において,別記第1号様式の特殊文書接受簿に所要事項を記入の上,受領印を徴して受信者又は主管の係等に配付するものとする。

(2) 特殊文書で明らかに文書と認められ,かつ,名あて人が不在のため事務の遂行に支障を来すおそれがある場合は,事務局にあっては総務課長が,部局にあっては総務担当課長が開封し,処理することができる。

第3章 起案,決裁及び協議

(誤配文書の返付)

第10条 誤配された文書は,遅滞なく文書担当係に返付しなければならない。

(起案文書の作成方法)

第11条 起案文書は,事案ごとに作成するものとする。

2 起案文書の表紙には,別記第2号様式の原議書を用いるものとする。ただし,原議書を用いる以外の方法が認められている場合は,この限りでない。

3 起案文書には,必要に応じ,関係資料を添付するものとする。

4 起案文書は,原則として左横書きとし,とじ方については左とじとする。

(起案文書の区分)

第12条 起案文書には,件名の後ろに括弧書きして当該文書の内容を区分する簡単な語句を明示しなければならない。

2 前項に規定する文書の区分は,次に掲げるとおりとする。

(1) 依頼 依頼に関する文書

(2) 照会 照会に関する文書

(3) 協議 他の国立大学法人等に対する協議に関する文書

(4) 回答 依頼,照会又は協議に対して回答する文書

(5) 報告 法令等に基づいて官公庁,上司その他に報告する文書

(6) 通知 第1号から前号までに掲げるもののほか,事実の通知に関する文書

(7) 伺定 規則,基準,内規等を定める文書

(8) 上申 上申に関する文書

(9) 申請 許可,認可,承認等を求めるために提出する文書

(10) 契約 契約に関する文書

(11) 供閲 閲覧に供する文書

(12) 証明 事実の証明に関する文書

(13) 伺い 資料作成,経費支出,予算要求等の伺いに関する文書

(14) 内簡 礼状等簡易な文書

(15) 事務連絡 単なる事務的な連絡文書

(供閲文書)

第13条 供閲文書は,原議書を用い又は適宜の方法により監事,上司及び関係係等の閲覧に供するものとする。

(協議)

第14条 起案文書の内容が他の課係等の所掌事務に関係するときは,事前に関係課係等と協議をしなければならない。ただし,決裁後に当該文書の内容を当該課係等へ連絡することをもって足りる場合は,この限りでない。

(決裁)

第15条 起案文書は,当該文書の名義者の決裁を受けるものとする。

(名義及び専決)

第16条 文書は専決させることができる。

2 文書の名義者及び専決については,徳島大学文書専決規則(平成17年度規則第4号)の定めるところによる。

3 前項の規定にかかわらず,財務及び会計についての起案における名義者及び専決について国立大学法人徳島大学会計職務権限要領(平成16年4月1日裁定)に定めのある場合は,その定めるところによる。

(代理決裁)

第17条 起案文書の名義者又は専決者(以下「決裁者」という。)が出張又は休暇等により不在の場合で当該文書の処理が急を要する定型的な文書に限り,別表第2の代理決裁者欄に掲げる者(以下「代理決裁者」という。)が代理決裁することができる。ただし,代理決裁者は速やかに決裁者に報告しなければならない。

(起案文書の変更及び廃棄)

第18条 決裁の過程において起案文書の内容に重要な変更があったとき又は起案文書が廃案となったときは,起案者は,上司及び協議した係等にその旨を連絡しなければならない。

(至急文書の処理)

第19条 至急文書は,原議書の所定の位置に赤紙を付せんし,他の文書に優先して処理しなければならない。

2 至急文書のうち,特に緊急を要するものについては,持回りによって処理するものとする。

第4章 秘密文書

(秘密文書の処理)

第20条 秘密を保全する必要のある文書(以下「秘密文書」という。)の処理については,上司の指示を受けて行うものとし,その秘密が漏れないようにしなければならない。

2 秘密文書には,原議書及び発送文書にその旨を標示しなければならない。

第5章 文書の施行

(施行)

第21条 起案文書は,決裁の終わった後,施行しなければならない。

(施行の日)

第22条 決裁の終わった文書(以下「決裁文書」という。)の施行の日は,決裁の日とする。ただし,特別の理由があるときは,施行の日を決裁の日と異にすることができる。

(決裁年月日及び施行年月日の記入)

第23条 起案者は,決裁の終わった後,原議書に決裁年月日及び施行年月日を記入しなければならない。

(浄書及び照合)

第24条 文書の浄書及び照合は,主管の係等において行うものとする。

(公印の押印)

第25条 発送文書は,国立大学法人徳島大学公印規則(平成16年度規則第66号)の定めるところにより,公印を押印するものとする。ただし,定型的で簡易な発送文書については,公印の押印を省略するものとする。また,学内相互間の発送文書については,原則として押印しないものとする。

2 前項ただし書の場合においては,当該文書の発信名の末尾に「[公印省略]」と明記するものとする。

(公印押印上の点検)

第26条 公印の管守に当たる者は,公印を押印する際,文書に違式,誤り,脱字又は公文用語上不適当なものがあるときは,訂正し,又は重要事項にわたるときは上司の指示を受けて訂正させることができる。

(発送)

第27条 文書は,主管の係で発送準備を行い,文書担当係において発送するものとする。

2 発送文書で郵送するものについては,別記第3号様式の郵便物発送簿に所要事項を記入して発送しなければならない。

3 起案者は,前項の規定により発送したときは,原議書に所要事項を記入するものとする。

(完結)

第28条 文書は,当該文書の事案の処理の終わったときをもって完結するものとする。

2 起案者は,当該文書が完結したときは,原議書に完結年月日を記入するものとする。

第6章 保存

(整理)

第29条 完結した文書は,徳島大学法人文書管理規則(平成22年度規則第74号。以下「管理規則」という。)の定めるところにより,整理するものとする。

2 起案者は,前項の規定により保存文書を整理したときは,原議書に法人文書ファイル等名,保存期間及び保存期間満了日を記入するものとする。

(保存,移管及び廃棄)

第30条 文書の保存,移管及び廃棄については,管理規則の定めるところによる。

第7章 雑則

(実施細則)

第31条 この規則に定めるもののほか,事務局及び部局の文書の処理について必要な事項は,学長及び部局長が別に定めることができる。

附 則

1 この規則は,平成13年4月1日から施行する。

2 徳島大学文書取扱通則(昭和40年3月31日規則第155号)は,廃止する。

附 則(平成15年4月1日規則第1774号改正)

この規則は,平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成15年10月1日規則第1808号改正)

この規則は,平成15年10月1日から施行する。

附 則(平成16年5月1日規則第81号改正)

1 この規則は,平成16年5月1日から施行し,改正後の徳島大学文書処理規則の規定は平成16年4月1日から適用する。ただし,改正後の第14条第2項の規定は,徳島大学文書専決規則施行の日から施行する。

2 前項ただし書きにより改正後の第14条第2項の規定が施行されるまでの間の文書の名義者及び専決については,改正前の徳島大学文書処理規則第13条及び第14条の規定を準用するものとする。

附 則(平成16年10月1日規則第103号改正)

この規則は,平成16年10月1日から施行する。

附 則(平成17年4月1日規則第3号改正)

この規則は,平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年3月31日規則第126号改正)

この規則は,平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年1月18日規則第36号改正)

この規則は,平成19年2月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日規則第106号改正)

この規則は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日規則第136号改正)

この規則は,平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年11月26日規則第49号改正)

この規則は,平成20年12月1日から施行する。

附 則(平成21年2月24日規則第85号改正)

この規則は,平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日規則第130号改正)

この規則は,平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月16日規則第32号改正)

この規則は,平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成22年4月1日規則第4号改正)

この規則は,平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成22年5月21日規則第16号改正)

この規則は,平成22年7月1日から施行する。

附 則(平成22年7月16日規則第32号改正)

この規則は,平成22年7月16日から施行し,平成22年7月1日から適用する。

附 則(平成23年3月25日規則第75号改正)

この規則は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日規則第85号改正)

この規則は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年9月30日規則第12号改正)

この規則は,平成23年10月1日から施行する。

附 則(平成24年3月28日規則第54号改正)

この規則は,平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年4月1日規則第1号改正)

この規則は,平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成25年12月17日規則第49号改正)

この規則は,平成26年1月1日から施行する。

附 則(平成26年3月18日規則第97号改正)

この規則は,平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月27日規則第77号改正)

この規則は,平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月15日規則第70号改正)

この規則は,平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日規則第74号改正)

この規則は,平成29年4月1日から施行する。

別表第1(第5条関係)

文書記号

記号

主管

徳大監

監査室

徳大総

総務部総務課

徳大人

総務部人事課

徳大改評

総務部大学改革・評価課

徳大財

財務部財務課

徳大資

財務部資産管理課

徳大教

学務部教育支援課

徳大学

学務部学生支援課

徳大入

学務部入試課

徳大施施

施設マネジメント部施設企画課

徳大施管

施設マネジメント部管理運営課

徳大施計

施設マネジメント部計画整備課

徳大産

研究・社会連携部産学連携・研究推進課

徳大地

研究・社会連携部地域創生課

徳大国

研究・社会連携部国際課

徳大先

研究・社会連携部先端酵素学研究所事務課

徳大図

学術情報部図書情報課

徳大情

学術情報部情報管理課

徳大総総

常三島事務部総合科学部事務課総務係

徳大総学

常三島事務部総合科学部事務課学務係

徳大理総

常三島事務部理工学部事務課総務係

徳大理予

常三島事務部理工学部事務課予算管理係

徳大理学

常三島事務部理工学部事務課学務係

徳大生総

常三島事務部生物資源産業学部事務課総務係

徳大生学

常三島事務部生物資源産業学部事務課学務係

徳大会常

常三島事務部会計課

徳大医総

蔵本事務部医学部総務課

徳大医学

蔵本事務部医学部学務課

徳大歯総

蔵本事務部歯学部事務課総務係

徳大歯学

蔵本事務部歯学部事務課学務係

徳大薬総

蔵本事務部薬学部事務課総務係

徳大薬学

蔵本事務部薬学部事務課学務係

徳大会蔵

蔵本事務部会計課

徳大院総

病院総務課

徳大院経企

病院経営企画課

徳大院経調

病院経理調達課

徳大院医

病院医事課

徳大院薬

病院薬剤部

徳大院看

病院看護部

徳大院診

病院診療支援部

徳大院栄

病院栄養部

別表第2(第17条関係)

代理決裁者

区分

決裁者

代理決裁者

事務局

学長

事務局長

事務局長

総務部長 総務部長不在のときは財務部長

総務部長

総務課長 総務課長不在のときは人事課長

財務部長

財務課長 財務課長不在のときは資産管理課長

学務部長

教育支援課長 教育支援課長不在のときは学生支援課長

施設マネジメント部長

施設企画課長 施設企画課長不在のときは管理運営課長

研究・社会連携部長

産学連携・研究推進課長 産学連携・研究推進課長不在のときは地域創生課長

学術情報部長

図書情報課長 図書情報課長が不在のときは情報管理課長

課長

主管課副課長(副課長を置かない課にあっては,主管係長)

部局

部局長

事務部長(事務局が主管する部局にあっては,主管課長)

事務部長

主管課長

課長

主管課副課長(副課長を置かない課にあっては,主管係長)

薬剤部長

主管室長

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徳島大学文書処理規則

平成13年3月30日 規則第1631号

(平成29年4月1日施行)

体系情報
大  学/第1編 学内共通規則/第3章 務/第3節 務/第1款 組織,事務分掌,文書等
沿革情報
平成13年3月30日 規則第1631号
平成20年11月26日 規則第49号
平成21年2月24日 規則第85号
平成21年3月31日 規則第130号
平成22年3月16日 規則第32号
平成22年4月1日 規則第4号
平成22年5月21日 規則第16号
平成22年7月16日 規則第32号
平成23年3月25日 規則第75号
平成23年3月31日 規則第85号
平成23年9月30日 規則第12号
平成24年3月28日 規則第54号
平成25年4月1日 規則第1号
平成25年12月17日 規則第49号
平成26年3月18日 規則第97号
平成27年3月27日 規則第77号
平成28年3月15日 規則第70号
平成29年3月31日 規則第74号